In het depot ligt er een bestellijst met de gegevens van alle leden en hun bestellingen. Als er een product niet geleverd werd, kan je deze schrappen op de bestellijst die de financieel verantwoordelijke aan het eind van de maand op de facturen aanpast.
Als er teveel werd afgeleverd ligt de verantwoordelijkheid bij de producent.
Wanneer er in het depot iets misloopt (iemand neemt iets mee dat hem/haar niet toe behoort) wordt er contact opgenomen met de groeps- of depotverantwoordelijke en wordt dit intern opgelost.